建筑工程资料管理贯穿于工程项目管理的全过程，是建筑工程管理工作中的重要组成部分，是对工程进行检查
、维护、管理、使用
、改建和扩建的原始依据。

建筑工地常说的“内业指导外业”就是建筑项目管理中资料管理重要性的体现。没有好的内业管理，很难保证工程项目实体的质量，也很难保证项目工期进度与造价的控制。因为资料收集与提供不及时不准确造成窝工，费用增加产生损失
，最终造成工期延误
，发生合同违约的也不在少数。

良好的资料管理对于项目施工是一种补益与辅助，对于工程施工中各个阶段需要重点关注的要点也是有效的提醒

。资料管理覆盖工程施工的全过程和全范围，每个阶段需要收集什么数据
，需要准备什么物资，需要做好什么检验与试验
，需要关注什么样的技术要点，都会有全面而严格的提示。所以资料员岗位于项目经理部而言非常重要

，不可或缺。

从施工准备、施工过程到竣工验收

，每一个阶段都涉及大量的工程资料，而资料的实时性与有效性在传统纸质文档管理模式下
，效率比较低，在各部门
、各单位间的传递中，总会产生反复与修改

。在资料的传递过程中也会产生办公费用上的浪费
，保管与存放也占用了相当多的资源
，保管过程中发生文件的遗失也会给最后的资料整理与统管造成麻烦
，某些资料是无法后补的
，一旦遗失造成的损失是无法弥补的。修改后的资料与修改前的资料在保管的过程中，时不时也会发生混乱
，势必削弱资料的完整性与统一性。

信息化资料管理系统的应用与其他工程软件的对接更增加了资料软件的易用性

针对上述问题，目前建筑管理市场上不少建筑企业或建筑相关企业、软件开发企业，依据工程资料管理相关规程标准，研发出不少的工程资料管理信息化系统并应用于工程管理实际之中。

信息化手段在建筑工程资料管理中的推广与运用
，大大提高了建筑施工项目管理中资料管理的水平
。也在一定程度上解决了资料的真实性

、实时性、有效性不足的问题。信息化资料管理系统的应用与其他工程软件(CAD等)的对接更增加了资料软件的易用性和便利性。

目前常用的建筑工程资料管理软件主要有筑业资料管理软件
、品茗施工资料制作与管理软件、PKPM建筑工程资料等。这些软件的应用
，也解决了资料文本购买的难题。专门的书店，专门的门市才有的买，资料文本各个项目都需要一整册整一册地购买
，有些资料一个项目只用一次，但是也要购买一本
，实在是一种资源的浪费。资料软件的应用更多地节约了资源。