「标杆学习」全世界最流行的时间管理工具大全（ 职场必备！）（时间管理的工具介绍）
请先自测：
用最简单的办法测试你是否能掌握时间，如下问题只需回答“Yes”Or“No” 。
1.你通常工作很长时间吗？
2.你通常把工作带回家吗？
3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？
4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？
5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？
6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件 ？
7.你时常在做重要工作时被打断吗？
8.你在办公室用餐吗？
9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会 ？
10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？
11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？
12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？
13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？
14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？
15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？
16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？
✎你有几个Yes呢？
12－16个“yes”：救命 ！你在时间管理上需改进！
8－12个“yes”：当心 ！你需要重新审视你的时间行动指南
4－8个“yes”：可以！方向正确，但需要提高冲劲 ！
0－4个“yes” ：恭喜 ！请坚持并保留你的方法
1
来自麦肯锡的7条建议
简单 ，但不容易做到
- 个个击破 ，不要同时处理多项任务，实验表明同时处理多项任务反而需要多花30%的时间，失误率则增加1倍。
- 不断接触新信息反而会抑制创造性 。
- 自制 ：集中精力、过滤信息 、适当休息。
- 找到你的“独处时间”。
- 不回复抄送邮件 。
- 打电话胜过邮件 。
- 放弃凡事都须事必躬亲的幻想。
2
麦肯锡30秒电梯理论
凡事请归纳在3条以内
麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训 ：该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”
由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终 ，麦肯锡失去了这一重要客户。
从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。
麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲” 。
3
时间管理法则10条
1分清事情的轻重缓急
不是说很急的事情我们就一定马上去做，我们要抓住最重要的事情。这样，我们才不会因为众多的琐事而把自己的目标搁在一旁，最终造成浪费时间的局面。这是时间管理当中最重要的一点，我们首先应该把它做到位。
2尽力将琐事集中起来
根据著名的80/20法则，许多人往往将大部分的精力用在了那些占多数（约80%）但无用的事情上。高效人士则总能将精力集中在少数（20%）但最重要的事情上。我们应好好地利用这个法则，它也叫帕累托原则 。
3注重效果
有些人做事的效率的确很高 ，但到要做完时却发现搞错了方向，导致做了许多无用功。我们一定要以目标为导向，注重实际效果，同时再结合高效率的行动就能收到事半功倍的效果 。
4高效行动
高效率的行动是节约时间的有利武器，做事如果拖拖拉拉，一天给你26个小时你一样会嫌少 。现代社会的工作节奏越来越快，高效率做事已经成为成功人士的象征之一 。
5灵活 、机动，能控制突发事件
突发事件的发生，谁也不能避免，但如果你没有做好准备和对策，它可能要耗费你大量的时间。因此灵活、机动的做事也就显得很重要了，当然在此同时我们应该多对突发事件做些研究 ，以便能更好地控制它 。
6不要盲目乐观，对小事也要有足够的重视
有些人总认为自己能力很出众，完成一个任务是很轻松的事情，但结果却恰恰相反花了大量时间还没有做好 。对时间的预算 ，我们当然不能一丝不差 ，但也不能相差太远，要是这样，你的全盘计划就肯定会被打乱。不要不重视小事 ，事情往往都是说起容易做起难的 ，要对即将处理的问题有充分的认识。
7要有果断决策的能力
很多人之所以比别人落后 ，原因之一就是在决策的时候优柔寡断、犹豫不决 ！时机是不等人的，要是你没有及时做出决定及时抓住时机，过了这个村就没有这个店，事情变得更糟之时你要赶上往往就得付出加倍的努力 。
8做事之前要充分 、精心准备
麦肯锡人要解决的问题通常都是很复杂的，但他们总是能取得令人满意的成绩，这和他们事前的精心准备是分不开的 。正所谓 ：“知己知彼，百战不殆” ，我们有了充分的准备 ，就能把要做之事的相关信息了解透彻，当然行动起来就会快捷得多
9善于团队合作
没有完美的个人，只有完美的团队。团队的力量可以弥补个人的缺陷，能使我们更快 、更好地完成手中的任务 。
10善于授权
当你处在一定的领导位置的时候，你还是像做一个职员之时什么事都亲历亲为，那你只会累死还不会做出很好的成绩来。要学会将你手中的权利放下去了，相关的担子也就放下去了，这样你才能挑得起、走得动，否则你只会被压垮，既浪费时间还不能把事情作好。
4
使用过程中的小贴士
细节定成败 ！！
请做正确的事情
“正确地做事”强调的是效率，其结果是让我们更快地朝目标迈进 ；“做正确的事”强调的则是效能，其结果是确保我们的工作是在坚实地朝着自己的目标迈进。换句话说 ，效率重视的是做一件工作的最好方法 ，效能则重视时间的最佳利用——这包括做或是不做某一项工作 。麦肯锡卓越工作方法的最大秘诀就是 ，每一个麦肯锡人在开始工作前必须先确保自己是在“做正确的事” 。
人们关注的重点往往都在于前者 ：效率和正确做事。但实际上 ，第一重要的却是效能而非效率 ，是做正确的事而非正确做事 。
对企业的生存和发展而言，“做正确的事”是由企业战略来解决的，“正确地做事”则是执行问题 。前者是进取创新的、主动的，而后者是保守的 、被动接受的。
开始时请怀有最终目标
意味着从一开始时你就知道自己的目的地在哪里，从一开始时你就知道自己现在在哪里。清楚为了达到这样的目的，哪些事是必须的，哪些事往往看起来必不可少 ，其实是无足轻重的 ，保证你迈出的每一步都是方向正确的 。要求我们在工作中，时刻检查自己做得事情是否偏离了最终目标，是否为最终目标做出有意义贡献。千万不要忙忙碌碌 、最后却发现自己是背道而驰 。这样会让我们逐渐形成一种良好的工作方法 ，养成一种理性的判断规则和工作习惯，会呈现出与众不同的眼界。
有一个被广泛传播的事例 。我们走进一片丛林 ，开始清除矮灌木 。当我们费尽千辛万苦，好不容易清除完这一片灌木林，直起腰来 ，准备享受一下完成了一项艰苦工作后的乐趣时，却猛然发现，不是这块丛林，旁边还有一片丛林，那才是需要我们去清除的丛林！有多少人在工作中，就如同这些砍伐矮灌木的工人 ，常常只是埋头砍伐矮灌木 ，甚至没有意识到要砍的并非是那片丛林。
谁更重要？请编排行事优先次序
我们总是不能静下心来去做最该做的事，或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽人们的惯常地习惯是按照事情的“缓急程度”决定行事的优先次序，而不是首先衡量事情的“重要程度”。
所谓“重要程度”，即指对实现目标的贡献大小。对实现目标越有贡献的事越是重要 ，它们越应获得优先处理；对实现目标越无意义的事情，愈不重要，它们愈应延后处理。简单地说 ，就是根据“我现在做的，是否使我更接近目标”这一原则来判断事情的轻重缓急 。
事情的四个层次
1）重要而且紧迫的事情
这类事情是你最重要的事情 ，而且是当务之急。有的是实现你的事业和目标的关键环节 ，有的则和你的生活息息相关，它们比其他任何一件事情都值得优先去做。只有它们都得到合理高效地解决 ，你才有可能顺利地进行别的工作 。
2）重要但不紧迫的事情
这种事情要求我们具有更多的主动性、积极性和自觉性 。从一个人对这种事情处理的好坏，可以看出这个人对事业目标和进程的判断能力 。因为我们生活中大多数真正重要的事情都不一定是紧急的。比如读几本有用的书、休闲娱乐、培养感情、节制饮食、锻炼身体。这些事情重要吗？当然，它们会影响我们的健康 、事业还有家庭关系 。但是它们急迫吗？不。所以很多时候这些事情我们都可以拖延下去，并且似乎可以一直拖延下去，直到我们后悔当初为什么没有重视，没有早点来着手重视解决它们。
3）紧迫但不重要的事情
有这样的事情吗 ？当然 ，而且随时随地会出现。本来你已经洗漱停当准备休息 ，好养足精神明天去图书馆看书时，忽然电话响起，你的朋友邀请你现在去泡吧聊天。你就是没有足够的勇气回绝他们 ，你不想让你的朋友们失望。然后，你去了，次日清晨回家后 ，你头晕脑涨 ，一个白天都昏昏沉沉的。你被别人的事情牵着走了，而你认为重要的事情却没有做，这或许会造成你很长时间都比较被动 。
4）既不紧迫又不重要的事情
很多这样的事情会在我们的生活中出现，它们或许有一点价值 ，但如果我们毫无节制地沉溺于此，我们就是在浪费大量宝贵的时间 。比如，我们吃完饭就坐下看电视，却常常不知道想看什么和后面要播什么 。只是被动地接受电视发出的信息。往往在看完电视后觉得不如去读几本书，甚至不如去跑跑健身车 ，那么刚才我们所做的就是浪费时间 。其实你要注意的话 ，很多时候我们花在电视上的时间都是被浪费掉了 。
ToDo每天制作一个图表
每天总是忙碌而凌乱，有时候累得晕头转向 ，却又常常将一些重要的事遗忘 ？
从现在开始，每天都制作一个图表吧！
- 图表所要表达的信息务必一目了然 ！每天抽出几分钟，对当天的工作和图表的内容进行小结和回顾；
- 其次，图表会为我们节省大量的时间。制作表格的一个明显好处是可以排定事情的优先次序，可以明确一些事情究竟是应该做还是不应该做；
- 第三 ，图表还能调动我们的工作积极性 。每天制一张图表 ，可以使你对自己的目标更清晰，当一天的工作结束时，检视当天的图表，可以发现哪些工作还没有完成，哪些工作还可以做得更好 ，从而使自己的积极性能够充分地发挥出来。
学会从废纸篓开始
减少文件堆积的最有效工具之一 ，是个大废纸篓。从废纸篓中的文件多寡 ，可大致判断一个人利用时间的情形。另外 ，保存太多的记录是一种心理不安的症候 。如果你真正需要某一份资料 ，你也许会在公司其他部门或某一个人的档案中找到；或者你打一个电话就可以解决问题 ；或者没有这项资料也过得去 。
我们并不是说翔实的档案就毫无用处 ，但问题是它们是不是那样有用，是否值得我们花那么多时间和精力去汇集、整理 、归档和保存 。
杂乱无章是一种坏习惯
工作无序 ，没有条理，在一切都是乱糟糟的工作环境中东翻西找 ，这无疑意味着你的精力和时间都毫无价值地浪费了。
办公桌面是否整洁，是工作条理化的一个重要方面 。建立一个较佳的工作秩序，增加单位时间的使用效率，合理组织工作。随意放置的凌乱的东西会随时吸引你的注意力 。把最优先的待办件留在你的桌子上，目的是提醒你不要忽视它们。
- 把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理出来，把立即需要办理的找出来，放在办公桌中央
- 不要因为受到干扰或者疲倦放下正在做的工作
- 一项工作做完后，一定要把与这项工作相关的资料收拾整齐。
不要妄想把整个海洋煮沸
记住：你不可能将整个海洋煮沸 ！个人的知识和能力是有限的，依靠和利用团队成员的知识、经验和能力共同完成项目是明智的选择，不要担心功劳被别人抢走 。
请你 ：先摘好摘的果子
通俗地说，就是先从最容易、最有把握的地方做起 。
我们在摘取了一定数量的好果子之后 ，心里自然会建立起一种信心，我一定能把目标实现，进而在以后的旅途中，能够抗得起命运的重担 。这同时也是一个循序渐进的过程，我们这样由易到难地做事，自己心里对这个过程肯定会越来越熟悉 ，所以在困难越来越大时，我们能够沉着应付。
重要的少数与琐碎的多数
这个原理是19世纪末20世纪初意大利经济学家兼社会学家维弗烈度·帕累托提出的。它的大意是：在任何特定群体中，重要的因素通常只占少数，而不重要的因素则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因素即能控制全局。
这个原理经过多年的演化，已变成当今管理学界所熟知的“80/20原理”——即80%的价值是来自20%的因素 ，其余的20%的价值则来自80%的因素 。
“80/20原理”对工作的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上 ，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效 。你应该将时间花于重要的少数问题上，因为解决这些重要的少数问题 ，你只需花20%的时间 ，即可取得80%的成效。
一次尽量解决一件事
许多人在工作中把自己搞得疲累不堪 ，而且效率低下，很大程度上就在于他们没有掌握这个简单的工作方法 ：“一次只能解决一件事 。”他们总试图让自己具有高效率，而结果却往往适得其反 。
