实务总结：合同风险管理应当遵守的六大原则（在合同风险管理中应该做到哪三点-）
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合同管理是帮助企业在风险可控的情况下，实现商业利益的最大化的重要环节。本文基于实务经验，总结了合同风险管理中应当坚持的六大原则，以期帮助各位实务工作者更好提高合同管理效率，有效降低合同风险
文｜曾靳
本文由作者向新则供稿
关于合同管理 ，公司领导、业务部门、法务部门可能各有各的看法，估计法务人员之间也有不同的看法。合同管理的本质，是法务部门为了严格防控风险，还是业务部门为了尽可能追求利润 ？笔者认为 ，合同管理的目的应该是在风险可控的情况下实现公司商业利益的最大化 。
在考虑合同风险管理的原则之前，我们先分析合同的特点 ，以便更好认清合同管理。
一是数量多 。相信对于大多数法务部而言，占用很大部分精力的就是合同管理 ，很多法务人员每天审查合同审得眼干眼涩 。
二是金额大。公司的新签合同额、营业收入、利润，都是通过一笔笔合同记载的，每年涉及的合同总金额都是一个巨大的数字。
三是种类杂 。即使公司主业突出 ，主要管理主营业务的合同 ，也往往会涉及日常的一些办公用品采购、房屋车辆租赁、中介机构选聘等各类合同，都需要纳入合同管理。
四是人员广 。一份合同，往往包括合同谈判、法审 、质量、用印 、变更、支付、档案等多个环节 ，涉及以上环节各个部门，相关部门的人员都需要参与合同管理，否则合同风险可能按下葫芦浮起瓢。
五是时间长。很多业务从合同谈判、尽职调查 、合同磋商、合同签订 、合同履行 、质量验收、风险暴露、纠纷诉讼 ，时间跨度往往在两三年甚至三五年 。
六是变化多 。正因为一份合同跨度时间长，导致合同存在诸多不确定性。其间，可能监管政策 、市场行情 、行业技术等发生变化，也可能我方生产能力 、控股股东、经营性现金流等产生变化 ，还可能导致合同相对方发生破产 、需求变化、战略调整等，需要时刻关注多方面情况的变化。
七是效益性 。合同是企业经营管理的重要载体，也是企业生产经营的合法保障 。企业的经营活动都需要靠合同进行记载 ，收入利润都需要靠合同进行锁定。合同管理得好 ，能够对企业产生巨大的经济效益。
八是影响大。一份合同签订得不好，就可能造成企业的重大损失 ，比如对投资协议的投资标的是母公司还是母子公司产生纠纷。一份重要合同没签订好 ，可能牵扯企业管理层大量的精力，比如对债务人资金链问题不了解就提供了连带责任保证担保。
可见 ，合同管理对企业的经济效益 、工作重点、正常经营都会产生巨大影响 。熟悉了合同的特点，更有利于我们研究合同风险管理需要遵守的原则。笔者认为 ，合同风险管理应当坚持以下六大原则 。
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超前性
合同管理的风险，不是从合同签订那一刻才开始，而是从业务接洽就开始了 。
在客户选择阶段，可以进行商业合作伙伴资信审查 。法务部可以制定《商业合作伙伴资信审查管理办法》 ，明确业务部门、商务部门 、法务部门等在商业合作伙伴资信管理中的具体责任 。每次开展合作前认真审查对方资信情况，防止一些列入失信被执行人 、受到重大行政处罚、履约资质资格缺失等问题的公司成为合作对象，防止在合作初期就埋下巨大合作隐患。
在尽职调查阶段，应当考虑假如合作该如何签订合同 、履行合同。把签订履行合同可能存在的风险，作为尽职调查的重点。把尽职调查中发现的问题 ，在合同签订环节要求对方承诺陈述或约定违约责任等 ，并向公司相关部门做好合同交底，防范合同履行风险。
在合同谈判阶段，需要考虑公司风险管理的底线和风险提示。法务部可以制定一些风险防控手册或清单，明确告知业务部门风险底线在哪里，针对哪些风险可以采取什么防范措施 。对于触碰风险底线的，可以及时结束合同谈判或调整谈判思路 。
关于合同文本，可以提前制定合同示范文本，建立合同条款库，出台合同文本及条款使用说明书，将合同示范文本嵌入合同管理系统，等等。不要等到临时要签订合同再到处搜集合同范本 ，或寄希望于对方提供合同文本。
– 2 –
全员性
合同各个环节涉及的部门之多 、人员之广，决定了合同管理的全员性原则。即公司全体员工都应当积极参与合同管理，没有局外之人。
其一 ，全员遵守合同规定 。不论是法务部出台的《合同管理办法》，还是综合办公室印发的《合同用印管理办法》等，只要是关于合同管理的规定，全体员工都应当严格遵守。各公司根据实际需要制定《合同履约检查办法》《合同交底实施细则》等规章制度，为全体员工提供合同管理的工作指引、操作方案 。
其二，全员各司管理责任 。既然合同管理没有局外人，那么各个部门、全体员工就应当明确分工、各司其职。合同承办部门应当履行第一道防线责任 ，结合合同谈判磋商等情况把好第一道关，内部履行事前审批和决策程序 。合同承办部门及相关业务部门应当对标的名称 、质量、价格、数量、履行期限等具体业务技术要求进行审核。财务部门应当对合同价款、资金收支等履行合同管理责任 。法务部门负责对合同主体适格 、内容合法合规 、权利义务对等、文字表述规范等进行审查 。
其三 ，全员协同配合工作。既然合同管理具有全员性，那么各个部门、全体员工不应当割裂开来进行合同管理。在合同签订阶段 ，可以组织相关部门一起讨论，优化拟签约内容。在合同履行初期 ，可以组织开展合同交底工作，进一步明确合同履约的重点内容、环节等。在履约过程出现问题时，也应当组织商务、技术 、财务、法务等部门一起商量解决问题 。
其四，全员防范合同风险。合同管理风险，不是单独一个风险管理部或法务部能够防范控制的 。既然合同涉及全体员工，那么合同风险管理必然需要全体员工在各个环节共同防范风险 。各部门可以结合职责制定一些合同风险防范清单，法务部也可以制定合同法律风险防控手册。形成全员共同关注合同风险的良好氛围，在每个工作岗位上积极识别合同风险，大家一起评估合同风险，共同商量风险应对策略。法务部可以针对合同风险，结合法律专长提供化解方案，必要时做好诉讼应对准备 。
– 3 –
全过程
合同风险管理 ，不是管理某个单点，而是一个闭环 。合同风险管理 ，涉及客户选择、合同谈判、尽职调查、合同签订 、合同履行 、风险处置、售后服务等各个环节。任何一个环节的管理不当 ，就可能引发合同风险，造成合同风险管理工作前功尽弃、功亏一篑 。
一是排查所有环节风险。可以结合公司现有法律纠纷案件以及各类巡视巡查、审计检查暴露的问题，排查公司在合同管理方面存在的风险，做到对风险心中有数 。比如 ，有的公司经常出现合作方起诉我司 、卷入诉讼后将我司拖入第三人 、无力支付销售货款的情况，就证明商业合作伙伴资信审查不到位，存在薄弱环节。
二是防止风险管理脱节。风险往往不是单点独立存在，需要各个环节共同防范。有人认为用印环节、支付环节等风险较小，殊不知不盖骑缝章、未核对委托支付账号等小细节都可能在相应环节爆发巨大风险 。应当确保各个环节风险均得到有效管理，防止某个环节风险管理不当，将风险蔓延到下一个环节，甚至引发连锁反应导致合同风险无法控制。
三是聚焦重点环节风险。每家公司的合同风险，可能都有一定的集中度 ，往往都是因为某个或某几个环节管理不到位而频发风险，经常产生诉讼纠纷。很多公司往往比较重视合同签订阶段的风险，甚至签订合同还要求提供律师意见。但是，将风险管理停留在合同签订阶段 ，对于合同履行这个风险更大的环节，往往疏于职守、放任自流 。正是因为合同履约的时间长 ，特别是一些大型工程建设项目 ，尤其需要加强合同履约环节的风险管理 ，还可以将履约环节细化为更加具体的环节加强风险管理。
– 4 –
动态化
合同风险不会一直停留在合同签订那一时刻 ，合同风险管理从来不是刻舟求剑能达到效果的。动态化，在合同履约阶段体现较为明显 ，合同履约时间越长 ，涉及合同主体越多 ，合同金额越大，越需要加强动态化合同管理。
一是收集外部信息。监管政策对于合同履行可能产生巨大影响 ，比如新购房产是否需要房票，疫情防控可能对生产厂房所在地区采取封控措施，都会对有关合同签订、正常履行产生重大影响。市场行情也可能对合同价款产生重大影响，特别是一些大宗商品价格大幅上涨，对于建设工程等合同正常履行构成威胁 。合作客户的一些情况变化 ，比如实控人变更、法定代表人被限制高消费、资金链断裂、停产停工等，也会对合同履行产生诸多不确定性 。因此，公司需要积极收集监管政策 、市场行情、客户舆情等外部信息，必要时可以采购使用一些能够实时收集政府公开信息、媒体信息、社会信息的企业情报系统。
二是加强内部检查。规避合同管理“刻舟求剑”问题的最好方法，就是加强内部动态检查 。不能一直停留在合同签订时的状态 ，而是应当加强合同动态履约检查。可以建立自查机制，由合同履行牵头部门加强自查 ，每月或每季度聚焦重点风险点填写自查表或形成自查报告。必要的话，可以联合财务、质量、商务、法务等部门组成检查组，定期对合同履行情况开展检查，或实行各公司交叉检查。
三是积极动态防控。借鉴网络安全防护理念，根据“零信任”理念，把不可信任单元设到最小，实时加强各部门、各单元动态风险防控。运用“失陷假设”理念，把风险问题想到最坏，往最好的方向努力，不断地根据实际情况变化调整风险防控策略。运用持续迭代思维，持续优化风控措施 ，根据需要及时签订补充协议，通过发函、签证等固定证据。总之 ，没有一劳永逸的风险管理，必须根据外界和内部情况变化主动加强风险动态防控。
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服务性
合同风险管理 ，并不是为了做到零风险，而是为了公司发展。那么，就应当服务于业务项目、服务于商业交易，应当根据合同管理目的做好合同风险管理工作。
一是提供方案 。积极参与合同谈判工作，做好尽职调查，对商业、财务 、法律尽调过程中发现的问题积极提供法律服务解决方案。参与交易结构设计 ，对于遇到的法律障碍、合规障碍积极寻找合法合规的路径 。与业务部门一道促成合作，而不是持有一副“事不关己高高挂起”的心态。
二是提高效率。既然合同管理是为了保证公司发展，那么在风险可控的前提下，就应当尽可能提高法律服务效率。对于前期工作，通过建立合同谈判风控指引、商业合作伙伴资信审查办法等 ，提高业务部门的风控水平，防止出现“要度蜜月了才发现无法领证”的问题。对于法审工作，可以通过建立合同示范文本、合同条款库、合同法审清单等方式 ，积极提高合同管理的工作效率。
三是提示风险。如果发现合同签订、履行过程中存在风险 ，法务部正确的做法是揭露风险、提示风险 ，而不是一味地阻止风险。没有完全无风险的商业活动 ，法务部门也不能因为有合同风险就给项目“判死刑”。
有些商业合作 ，公司管理层基于公司战略 、重要客户 、保持生存等考虑，是愿意承受一定的风险的 。法务部是服务于公司生产经营的，并没有因为风险大而直接否决一项商业行为的权力。法务部充分揭示风险，而不是阻碍决策审批程序 。是否开展该商业合作，应该由公司管理层作出最终决策 。
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合法性
合法合规，既是底线 ，也是最高要求。法务部不仅要保证自身合法合规，也要防止业务部门违法违规，更要为公司及管理层当好合法合规的守门员 。
首先 ，交易合法 。通过与业务部门交谈，了解交易背景 、合同目的 ，在理解合同目的的前提下提供法律服务 ，积极避免以合法形式掩盖非法目的情况发生 。有的业务部门为了获得业绩 ，也规避监管限制 ，以名为投资的方式 ，通过私募基金认购股权，但又不符合投资逻辑，私下签订抽屉协议要求刚兑，这样的不合规行为也应当避免。一些建设工程项目签订阴阳合同也可能受到行政处罚 。
其次，相对平衡 。合同是指平等的主体设立、变更、终止民事权利义务的协议 。那么 ，合同内容尽量在各方主体之间约定相对平衡 。不要因为自己是甲方，就一味向自己倾斜，约定很多霸王条款 。一是不利于长远持续合作，二是对方可能申请法院撤销 ，甚至可能被认定为无效合同。
最后，约定明确 。合同约定应当表达准确、内容具体 ，权利义务约定清楚 ，避免模棱两可 。防止后期因为一些内容约定不明而产生争议，也防止后期合作不顺利时，从合同内容上找瑕疵放大争议。尽可能在主体 、标的、数量、质量、价款、期限以及违约责任、争议解决方面约定得明确、具体。
注 ：本文选自《成就卓越法务》一书 。
