尽职免责，最重要的是什么 ？（痕迹管理技巧）（如何做到尽职免责）
作者 | 知识爱人，体制内知识，就那么多 ！
1.痕迹资料太重要
几年前，有个中学食堂发生食物中毒 ，被央视媒体报道出来，全国人民都盯着这个学校 ，食品监管部门被推到风口浪尖上，很有可能要被问责。
幸好 ，食品监管部门找到了1份现场检查笔录 ，上面有整改意见 ，所以逃过一劫，只有教育部门和学校被问责。
如果没有这份现场检查笔录 ，食品监管部门一定会被问责。
有一年，有个县组织对县直单位的年终考核，考核组到了一个单位 ，要查看材料。
结果该单位只提供了很少的材料，无法充分体现其工作情况 ，考核组人员多问了一些问题 ，结果该单位工作人员用“专业性”术语来忽悠。
还说考核组的一点都不懂，与考核组人员吵起来，最后的考核结果 ，这个单位自然是排名靠后，既没有充分的痕迹资料，也没有好的态度 。
这次疫情防控，有个村防控不力，导致上千人被隔离，省防控指挥部果断免职了20人 ，但是市级疾控部门未被追责，据说提供的材料足够多，也足够充分 ，打印机硒鼓都打坏了两支。
上级部门十分感动，觉得基层工作真的太难了。
可见 ，痕迹资料是多么重要？
2.尽职免责，最重要的就是痕迹资料
尽职免责，如何体现呢？写在汇报材料里面？口头汇报 ？工作成效明显 ，如何证明呢 ？这就需要痕迹资料。
公安执法的时候，都要带上执法记录仪 ，到现场后，要录像，如何询问、如何劝阻、如何警告 ，这些过程要全部记录下来 ，才能申请强制带离现场（如果警告无效情况下）。
如果对象是女的，还需要出动女警。稍微一点程序不符合 ，都有可能被追责。全程录制的视频就是免责的最好依据。
一般的行政案件。需要有立案呈批单、现场检查笔录、扣押物品清单 、案件合议记录、行政处罚告知书、行政处罚决定书 、送达回执 、结案报告等 ，这些就是案件办理的依据 。
其中，有些程序少了，有些依据不充分 ，被处罚对象提出行政复议或者行政诉讼，处罚单位可能会败诉，会涉及到行政赔偿的情况 。
痕迹资料越充分 ，说明工作越扎实 ，自然也就能免除一些责任。
3.如何做好痕迹管理呢 ？
录像是个好方法 。不管是外出检查、案件查办、会议记录、宣传报道，全程录下来，比什么效果都好，但是录像存储量太大，查阅痕迹资料时间较长，在日常工作中不适用，适用于案件查办、可能发生争议情况等方面 。
音频等材料也可以作为痕迹管理 ，但也与视频痕迹一样 ，查阅痕迹资料时间较长，不够直观 ，操作起来太费劲 ，一般工作中也不适用 。
所以，在日常工作中，大多数的痕迹资料还是纸质的 ，比如现场检查笔录，通知 、方案 、会议图片 、讲话稿 、总结、处罚通知书等。连交警罚款，也需要拍三张照片，违法前，违法中，违法后 。
案件办理就需要一大堆材料。从检查笔录、询问笔录 、扣押物品清单、案件合议、处罚预通知、处罚决定书、结案报告等等。
现在的工作痕迹资料，大多数就是纸张，就是A4纸，工作中的图片 ，下发的通知，上报的总结……都可以打印出来，归档装册 。
下面说说如何做好纸质材料的归档。档案管理有专门的打印、装订 、分类 、归档的标准，在某些事业单位有专门的档案管理员 ，需要专门去培训 ，还可以进职称 。
不过这个比较复杂 ，上级部门来检查也没有那么专业，我就说说应付检查，如何做好痕迹管理。
首先，平时资料收集要及时。没有资料来源，那归档就成了无本之木、无水之源了 。
大多数的人都是要到考核了，临时抱佛脚，开始归档，才发现差了很多材料，有的当然可以补，但是照片什么的，有可能就找不到了 ，特别是上级领导的一些照片，难道叫领导来重新照一次？
很多人经常打电话给收发文的同志，叫找这样文件、那样文件 ，其实就是平时没好好收集起来，累坏了收发文的同志 。
所以资料收集要及时 。平时工作群里面的资料，保存一份，开会时 ，照张照片，外出检查时 ，照点照片 ，及时存在电脑里面。
其次，合理分类是关键。就是一个原则：独立 、穷举。尽量做到不交叉、不重复、不杂糅，横排门类清晰。电脑上的文件夹 ，你认真设计过了吗？
很多人的电脑桌面密密麻麻，一团糟 ，不仅电脑速度会减慢，处理文件时也太麻烦，一个文件要去找半天或者根本找不到，太浪费时间，时间都去哪儿了 ？恐怕就是浪费在这些琐事上。
这就是平时没有好好归档 ，没有做好分类整理，需要的时候什么资料也提供不出来或者归档起来太麻烦。
打印出来的文件，按照一定的逻辑分类存放 ，需要用到时，自然很快可以找到。
再次，需要适当的包装 。人靠衣装 ，工作做得再好，也需要适度的包装，才能给人眼前一亮的感觉。买个大钻戒，如果用垃圾袋装了，送给自己的老婆，估计你老婆怀疑是假货。
特别是迎接检查的资料 ，封面 、页眉都可以设计一下。有次我们单位迎接中央部委的检查 ，从著名摄影家那里要了一张当地的风景照，作为封面背景，设计出来 ，太漂亮了，检查组赞不绝口。
我们以前有个负责党建的科长，经常将党徽设计在封面上 ，彩印出来，看着就十分漂亮 ，很多领导都夸赞。
还有，尽量编上目录，方便查阅，考核检查自然要加分。
最后，资料宜多不宜少 。尽量多一些 ，就像硒鼓打坏了两支的疾控部门，给人的感觉工作扎实，检查的人也觉得你用心了，工作量较大 。
轻飘飘的几页纸 ，给人的感觉就是没做什么工作 。
还有，要找出加分的点 。很多考核有详细的考核指标和加分指标，这点一定要好好争取 。找一些创新的点，争取一下，也有希望的 。
痕迹管理 ，最重要的就是用心。只要用心了，一定做得好。
希望大家都能做好痕迹管理。
