1、制定项目沟通计划

编制项目沟通计划就是确定、记录并分析项目的干系人所需要的信息和沟通需求。其结果就是确定出谁需要信息、需要何种信息、何时需要以及如何将信息有效地进行传递
。虽然每个项目都需要充分地进行交流
，但信息的需求和分发方式却大不相同

。

项目沟通计划就是规定未来项目进行沟通管理的文件。它一般是在项目的初期阶段制定，但为了提高沟通的有效性，也应该根据项目实施中的具体情况和沟通计划的适用性来定期进行检查和修改。

大多数情况下，我们可以认为沟通计划就是反映以下内容的一张表

，见下表沟通计划

大多数情况下，沟通计划并不是一个复杂的文档。它主要说明项目将产生哪些信息
、怎么产生

、这些信息保存在哪里

、谁需要这些信息
，以及如何把这些信息发送出去。

2、按计划实施管理沟通

管理沟通是项目中沟通活动的主要实施过程。

根据目的的不同，它主要包括两大类活动：

•获取项目的实施状态信息。

•分发项目的实施绩效报告。

这一方面可以有效地促进项目内部各方协作
，另一方面则是让管理者及项目干系人真实而准确地了解项目实施状态，判断项目是否处于正常的轨道，以便及早发现和解决问题
。在具体实施当中，根据信息发送的内容

、目的和发送对象可以选择各种不同的沟通方式，并且还会经常组合应用各种方式。虽然项目沟通可以以正式的和非正式的两种方式进行
，但沟通管理计划中的预定活动几乎都是正式的沟通模式
，其中又以书面沟通和多对多的会议沟通为主。

3

、采用正式沟通的模式

项目成员为了完成项目工作
，在明确规定的组织系统内部进行沟通和协调工作，这种沟通是通过一种正式的明确的渠道进行的。在这个过程中
，信息发送者和接收者并不一定直接交流，中间可能要经过某些人的转发，这就形成了一定的沟通渠道和沟通网络。

同样
，沟通的结构形式也会对沟通的效率产生影响
。

正式沟通的模式见下表。

正式沟通是项目中最广泛存在的沟通形式。例如，项目在实施过程中所产生的各种文档
，既包括有关产品工程活动的结果，诸如产品规格、设计文档等，也包括项目管理活动所产生的文档，诸如项目章程
、项目计划
、反映项目实施状态的绩效报告等。这些文档的目的之一就是传递某种信息
。之所以把它定义为正式的书面文档
，是因为它们还代表着某种约定和承诺
，也可以说担负了“某些管理职能”。

在使用文档这种书面的沟通形式的时候，应该注意以下几点：

•必须事先约定统一的“符号系统”，这样就使得沟通双方在提供和获取信息的表示形式上达成一致

，避免信息传递偏差。

•使用事先约定的文档模板
。模板的作用除了使文档看起来统一而美观外，更重要的目的是使沟通双方在沟通前对要沟通的内容和展现形式达成双方认可的约定和默契
，这将非常有助于提高后续沟通活动的有效性和实施效率
。

•表述上应该使用简练而准确的语言和文字，避免传递“非字面因素”以外的信息
。因为后者非常容易产生不同人在理解上的差异，从而在项目中造成混乱
，引起不必要的麻烦。

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